10 DSGVO-konforme Vertriebssoftware
Seit dem 25. Mai 2018 sind alle Unternehmen dazu verpflichtet sich an die neue EU-Datenschutzrichtlinien, auch Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) genannt, zu halten. Die Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten werden damit reguliert. Bei einem Verstoß sind zum Teil hohe Geldstrafen die Folge. Eine DSGVO-konforme Vertriebssoftware ist deshalb fundamental. Erfahren Sie in diesem Artikel was notwendig ist, um DSGVO-konform zu arbeiten und welche Anbieter für Vertriebssoftware Sie dabei unterstützen können.
Warum die DSGVO auch für Ihr Unternehmen relevant ist
Das übergeordnete Ziel der europäischen Datenschutz-Grundverordnung ist die Stärkung des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung. Sie gilt für alle Unternehmen und öffentliche Stellen innerhalb der EU, die personenbezogene Daten speichern und verarbeiten. Auch Unternehmen außerhalb der EU, die ihre Produkte oder Dienstleistungen EU-Bürgern anbieten und dabei deren Daten erfassen, sind zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet.
Angesichts der Tatsache, dass beinahe für jeden Geschäftsvorgang im Vertrieb, Marketing oder Service Personendaten verarbeitet werden, ist auch jedes Unternehmen zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet. Vor allem bei einer Software für den Vertrieb, die dazu dient Neukunden zu gewinnen und Kundenbeziehungen zu verbessern, ist das Erfassen und Verarbeiten von personenbezogenen Daten notwendig. Schließlich sind Personendaten erforderlich, um den richtigen Ansprechpartner Ihrer B2B-Kunden auf dem richtigen Kommunikationsweg zu kontaktieren. Allein schon die Bearbeitung einer Bestellung stützt sich auf personenbezogene Daten. Die Nutzung eines DSGVO-konformen CRM-Systems ist deshalb elementar.
Was sind personenbezogene Daten?
Zu den personenbezogenen Daten gehören alle Informationen im privaten, sowie geschäftlichen Umfeld, die sich auf eine identifizierbare natürliche Person beziehen.
Dazu zählen:
- Vor- und Nachname
- Adresse
- Telefonnummer
- IP-Adresse (z. B. von privaten Website-Besuchern)
- E-Mail-Adresse
- Kontaktdaten der Ansprechpartner von Kunden oder Lieferanten
- Kontaktdaten von Newsletter-Empfängern
Vorgaben für DSGVO-konforme Vertriebssoftware
Eine DSGVO-konforme Vertriebssoftware unterstützt Ihr Unternehmen bei der Verwaltung von Personendaten und gewährleistet Ihren Kunden Sicherheit und Wahrung ihrer Rechte. Damit die DSGVO die Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten überhaupt erlaubt, muss dafür eine Rechtsgrundlage vorliegen. Beispielsweise sind für die Abwicklung eines Vertrages Personendaten erforderlich. Eine Rechtsgrundlage liegt auch dann vor, wenn die Personendaten erhoben werden müssen, um Gesetze einzuhalten oder die betroffene Person eine Einwilligung zur Nutzung der Daten gegeben hat.
Auch wenn eine Rechtsgrundlage vorliegt, dürfen die Personendaten ausschließlich für den ursprünglichen Zweck genutzt werden (Zweckbindung). Es dürfen lediglich so viele Daten erhoben werden, wie für den bestimmten Zweck notwendig sind (Datenminimierung). Des Weiteren sollten alle personenbezogenen Daten gelöscht werden, sobald sie nicht mehr für den ursprünglichen Zweck gebraucht werden (Speicherbegrenzung). Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist liegt bei zehn Jahren. Sind die erfassten Daten von Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern unvollständig oder falsch müssen sie umgehend korrigiert werden (Richtigkeit). Außerdem müssen Personendaten vor dem Verlust, der Verfälschung und vor dem Zugriff durch Unbefugte geschützt sein (Datensicherheit).
Erforderliche Funktionalitäten für DSGVO-Konformität der Vertriebssoftware:
- Auskunftsrecht: Auf Anfrage eines Kunden muss übersichtlich dargestellt werden können, welche Daten zu welchem Zweck gespeichert wurden.
- Löschungsrecht: Sofern kein anderes Gesetz die Speicherung der Personendaten vorschreibt, müssen alle Daten gelöscht werden können, sobald die betroffene Person dies verlangt.
- Protokollierung: Zu jedem Zeitpunkt muss festgehalten werden, wer und wann Daten erfasst, gelöscht oder verändert hat.
- Nachweispflicht: Die Einwilligung zur Nutzung der Personendaten muss schriftlich dokumentiert sein.
- Datensparsamkeit: CRM-System muss über Löschkonzept verfügen, damit Daten nur für die notwendige Dauer gespeichert werden.
- Datenübertragbarkeit: Die Personendaten müssen auf Anfrage in gebräuchlichem Format ausgehändigt werden können.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Personendaten dürfen nur mit spezifischer Einwilligung automatisch verarbeitet werden.
- Widerspruchsrecht: Jeder kann Widerspruch gegen die Verarbeitung der Personendaten einlegen. Schon bei der ersten Kommunikation muss auf dieses Recht hingewiesen werden.
Wird Widerspruch eingelegt müssen alle personenbezogenen Daten in der Vertriebssoftware inaktiv sein und dürfen nicht mehr automatisch verarbeitet werden. - Zugriffskontrolle: Funktionen, um Daten einsehen und exportieren zu können müssen geschützt sein. Zugriffsrechte dürfen nur an befugte Personen vergeben werden.
- Datenspeicherung: Daten müssen innerhalb der EU gespeichert werden, bestenfalls innerhalb Deutschlands.
10 Softwares für den Vertrieb mit DSGVO-Konformität
1CRM
Die Vertriebssoftware von 1CRM gewährleistet durch neue Funktionen die Einhaltung der EU-DSGVO. Personendaten können z.B. für das Auskunftsrecht vorbereitet, Daten verändert und gelöscht werden. Auf der Website stellt 1CRM eine genaue Anleitung zur Verfügung. Der Serverstandort befindet sich in Deutschland. Das CRM-System kann auch auf dem eigenen Server gehostet werden.
SuperOffice
https://www.superoffice.de/funktionen/dsgvo/
Die B2B Spezialisten von SuperOffice bieten spezielle Funktionen, um die Vorschriften der DSGVO einzuhalten. Bei der Speicherung der Einwilligungen wird dokumentiert, wer sie erfasst hat und auf welchem Kommunikationsweg die Zustimmung erteilt wurde. Datenschutzverstöße werden sofort zur Bearbeitung angezeigt und unterschiedliche Zugriffsberechtigungen können festgelegt werden. Alle Daten werden durch ein ISO 27001-zertifiziertes Informationssicherheitsmanagementsystem geschützt.
LeadRebel
LeadRebel ist eine Vertriebssoftware, die Website-Besucher identifiziert und in qualifizierte Leads umwandelt, um neue B2B-Kunden zu gewinnen. Die Software kommt aus der Schweiz und wird in Deutschland gehostet. LeadRebel arbeitet nachweislich Datenschutzkonform. Die DSGVO-Konformität wird regelmäßig extern geprüft, um Kunden die größtmögliche Sicherheit bieten zu können. Zu den Datenschutz relevanten Funktionen gehört u.a.:
- Unternehmen bezogenes Tracking
- Personendaten werden nicht gespeichert
- Verschlüsselter Datenverkehr
TecArt CRM PRO
https://www.tecart.de/dsgvo-konform#home
Das CRM-System des deutschen Unternehmens TecArt funktioniert nach das Baukastenprinzip. Alle Daten werden in einem Rechenzentrum in Deutschland gespeichert. Das Unternehmen verspricht höchste DSGVO-Konformität und bietet zahlreiche Funktionen für eine DSGVO-konforme Arbeitsweise.
falcana
Die Software für Vertrieb von falcana ist für kleine- und mittelständische Unternehmen ausgelegt. Sie bietet allgemeine Datenschutzfunktionen wie das Löschen von Adressen, Erfassen von Einverständniserklärungen und Verteilen von Berechtigungen. Zusätzlich kann die Erweiterung „Datenschutz Premium“ nachgerüstet werden, die viele automatisierte Funktionen enthält, um die Einhaltung der DSGVO noch zeitsparender zu gewährleisten.
cobra CRM
https://www.cobra.de/crm-und-datenschutz/cobra-crm-geprueft-nach-dsgvo
Cobra CRM verspricht mit ihrer Software für Vertrieb 100 % DSGVO-Konformität. Die Vertriebssoftware bietet ein extra Datenschutz-Cockpit, womit der Datenschutzbeauftragte den Überblick behalten soll. Zahlreiche Funktionen unterstützen die Einhaltung der DSGVO. Auf der Website ist ein E-Book über cobra CRM und DSGVO zum Download bereitgestellt.
combit CRM
https://www.combit.net/crm-software/
Die All-in-One Vertriebssoftware wird in Deutschland gehostet und kann über eine private Cloud genutzt werden. Combit unterstützt Sie aktiv dabei die Vorschriften der DSGVO einzuhalten und dokumentiert Prozesse automatisch.
weclapp
https://www.weclapp.com/de/blog/dsgvo/
Die Vertriebssoftware Weclapp unterstützt die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien mit verschiedenen Funktionen. Eine Auskunft über gespeicherte Personendaten kann jederzeit eingeholt werden. Die Speicherung der Daten erfolgt auf Servern in Frankfurt am Main. Datenübertragungen finden stets verschlüsselt statt.
CentralStationCRM
https://centralstationcrm.de/Haeufige-Fragen-FAQ
Mit redundanter Datenspeicherung in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Süddeutschland und verschlüsselter Datenübertragung bietet CentralStationCRM ein hohes Maß an Sicherheit.
Pipedrive
https://support.pipedrive.com/de/article/pipedrive-and-gdpr
Pipedrive, einer der weltweit erfolgreichsten CRM-Anbieter, arbeitet ebenfalls DSGVO-konform. Mithilfe von Drittanbietern wird eine rechtmäßige Datenübertragung sichergestellt, so Pipedrive. Um die Datenschutzrichtlinien zu erfüllen, wurde eigens ein Rechenzentrum in Deutschland eingerichtet.
Fazit: 10 DSGVO-konforme Vertriebssoftware
Als Unternehmen ist es elementar, dass Ihre Vertriebssoftware DSGVO-konform arbeitet. Damit vereinfachen Sie ihre Anpassungen an die EU-Datenschutz-Grundverordnung ungemein und sind vor Verstößen gewahrt. Noch viel wichtiger – Sie werden das Vertrauen Ihrer Kunden in Ihr Unternehmen stärken.