Die DSGVO Checkliste für Outbound Sales

Disclaimer: Das ist keine Rechtsberatung. Dieser Artikel dient lediglich zu Informationszwecken über die europäische Datenschutz-Grundverordnung (Kurz DSGVO), anzuwenden ab dem 25. Mai 2018.

Warum ist die DSGVO im Vertrieb wichtig?

Gerade in Zeiten in denen Verstöße gegen den Datenschutz intensiver verfolgt und geahndet werden als je zuvor, sollte man dieses Thema keinesfalls auf die leichte Schulter nehmen. Für Unternehmen, die sich auf Outbound Sales fokussieren – also aktiv Datengewinnung betreiben – ist eine Einhaltung dieser Grundverordnung sehr wichtig. 

Vielleicht kennen Sie als Vertriebler das: Im Vertrieb kann es ganz schnell passieren, dass Sie beispielsweise automatisch Kontaktdaten von Visitenkarten zu Ihrer E-Mail-Liste hinzufügen oder einen bestehenden Kunden nach einer Empfehlung fragt. Ist das der Fall in Ihrem Unternehmen, dann greift die DSGVO – und das nicht zu knapp. 

Dieser Artikel dient als Checkliste für Outbound Sales und informiert Sie über die Anwendungsregeln der Datenschutz-Grundverordnung.

DSGVO Checkliste 2021: Wie genau Sie im Vertrieb vorgehen sollten

Stellen Sie sich folgende Frage: Welchen der folgenden Vertriebswege nutze ich?

• E-Mail-Marketing?
• Social Media (LinkedIn und co.)?
• Cold Calls?
• Brief Marketing?

Sollten Sie einen dieser Vertriebswege bereits aktiv nutzen, finden Sie am Ende des Artikels eine praktische Liste. Sie zeigt, was Sie beachten müssen. 

Zu den Do’s und Don’ts der jeweiligen Nische.

DSGVO Checkliste für Outbound Sales im E-Mail-Marketing

E-Mail-Marketing wird entweder im Rahmen eines Newsletters oder aktiv zur Kundenbindung betrieben. Hier ist jedoch längst nicht alles erlaubt, was technisch möglich wäre. Zunächst einmal benötigen Sie zwingend eine ausdrückliche Einwilligung des potenziellen Kunden, dass er Ihr Newsletter wirklich erhalten möchte. 

Dazu wird meist das sogenannte „Opt-In-Verfahren“ angewandt, also ein Kästchen, welches Sie anklicken können, um dem Erhalt des Newsletters zuzustimmen. Hier ist es wichtig, dass der Lead sich aktiv für Ihre Werbung entscheidet.

Des Weiteren müssen in der besagten Checkbox mit Kästchen einige Informationen über Sie und Ihr Unternehmen enthalten sein: 

• Die Identität des Absenders
• der Zweck der Datenverarbeitung und das freie Widerrufsrecht, welches jederzeit in Anspruch genommen werden kann. 

Diese Informationen sollten auch in Ihrer Datenschutzerklärung aufgegriffen und behandelt werden. Nach Art. 7 Abs. 2 im DSGVO muss hier alles in leicht verständlicher Sprache verfasst worden sein.

Schließlich sollten Sie auch im Fuß Ihrer E-Mail dem Empfänger die Möglichkeit bieten, sich von Ihrem Newsletter und somit aus Ihrer Datenbank auszutragen. Das geht einher mit dem jederzeitigen, freien Widerrufsrecht und sollte unbedingt beachtet werden.

DSGVO Checkliste für Outbound Sales in den sozialen Netzwerken 

Vertrieb über soziale Netzwerke ist im Kommen. Das liegt nicht zuletzt daran, dass sich der Internetauftritt von Unternehmen einerseits durch Corona, andererseits auch aufgrund von sozialen Gründen, stark erhöhen musste. 

Wer sichtbar bleiben will, nutzt Netzwerke. Selbst im B2B-Bereich sind Social Media heute einer der gefragtesten Vertriebswege. Auch hier müssen Sie die DSGVO beachten.

Facebook ist für seine enorme Menge an personenbezogenen Daten bekannt. Das können Daten sein wie Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Alter, Familienstand, Bekanntenkreis, Beruf etc. 

Anonymität gewährleisten

Diese Daten dürfen Sie gewinnen und nutzen, solange Sie sie anonym lassen. Einfach gesagt heißt das Folgendes: Sie dürfen manuell nach möglichen Leads forschen und sie anhand Ihrer Daten als potenzielle Kunden identifizieren. 

Genauso dürfen Sie auch Ads auf Facebook, Instagram und Co. schalten ohne sich Sorgen um eine Verletzung des Datenschutzes machen zu müssen. Facebook hält sämtliche personenbezogenen Daten anonym. Sie geben entsprechend der Zielgruppe an, erfahren aber keine Namen.

Stimmen Sie der zweckmäßigen Datenverarbeitung zu 

Entgegengesetzt gilt, dass Sie keine Daten verarbeiten dürfen, wenn diese von Ihrer Homepage zu Ihren sozialen Netzwerken leiten. Juristisch stellt das schon eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten dar und bedarf einer Einwilligung, ähnlich wie beim E-Mail Vertrieb.

Dieses Leck können sie mit zwei Klicks lösen, bei dem zuerst der zweckmäßigen Datenverarbeitung zugestimmt wird und danach eine Verbindung zum sozialen Netzwerk hergestellt wird.

DSGVO Checkliste für Outbound Sales bei der Kaltaqkuise  

Bei Kaltakquise übers Telefon, also sogenannten Cold Calls, müssen Sie in erster Linie unterscheiden, ob Sie Privatkunden (B2C) anrufen oder ob die Akquise im Geschäftskundenumfeld (B2B) stattfindet. 

Bei B2C Kontakten verbietet das Gesetz grundsätzlich den Anruf ohne explizite Einwilligung. Das Gleiche gilt auch bei allen anderen Vertriebsplattformen. Sie ahnen es: beispielsweise dem E-Mail-Kanal aber auch SMS oder WhatsApp.

Im B2B Geschäftsbereich müssen Sie zudem beachten, dass neben DSGVO auch der unlautere Wettbewerb (UWG) zu Tragen kommt. Dieses Gesetz sieht unter anderem vor, Belästigung und unzumutbare Belastung durch den Werbetreibenden zu verhindern. Das bezieht sich auf alle Marktteilnehmer, also Mitbewerber sowie Verbraucher, sprich Anbieter und Nachfrager.

Vertriebsweg-übergreifend gilt auch hier die sogenannte Interessenabwägung. 

Liegt Ihnen keine ausdrückliche Einwilligung über einen Anruf vor, können Sie von einer mutmaßlichen Einwilligung ausgehen. Hier liegt es in Ihrer Verantwortung, bzw. In der Verantwortung Ihres Unternehmens, das Risiko einer Fehleinschätzung möglichst gering zu halten. Sie können sich fragen, ob der Anzurufende einen Anruf von Ihnen erwartet oder ihm wenigstens positiv gegenübersteht.

Ist die Form der Akquise branchenüblich?

Ein eindeutiges Interesse liegt beispielsweise auch vor, wenn ein Produzent einen bestimmten Rohstoff, den Sie produzieren, zwingend für seine Produktion benötigt. Beachten Sie allerdings hier, dass Sie in einem solchen Fall ausschließlich öffentlich zugängliche Telefonnummern nutzen dürfen. Machen Sie sich auch Gedanken darüber, ob die Form der Akquise branchenüblich ist oder zumindest so gerechtfertigt werden kann. Das kann im Streitfall von großem Nutzen sein.

Haben Sie das alles beachtet, unterliegen Sie laut DSGVO noch zusätzlich der Informationspflicht beim Cold-Calling. Hier sind gewisse Zeitpunkte zu beachten, um das Vorgehen rechtsgültig zu gestalten. 

Theoretisch müssen Sie zum Zeitpunkt der Datenerhebung, also während des Anrufes, die Person am anderen Ende der Leitung über die Erhebung und Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informieren. 

Das gestaltet sich in der Praxis schwierig. Erst recht, wenn der potenzielle Lead kein Interesse für Ihr Angebot hat. Abhilfe kann hier eine Informationsübertragung in zeitlichem Zusammenhang schaffen, sofern man in Besitz einer E-Mail-Adresse oder Anschrift ist. 

Sie können in einem solchen Fall die Person auf eine Website leiten oder ihr die Informationen in einer E-Mail zukommen lassen. Bessere Lösungen gibt es hier leider noch keine.

DSGVO Checkliste für Outbound Sales für das Brief Marketing   

Briefmarketing ist zwar mit Kostenaufwand verbunden, hat aber durchaus Vorteile. Es kostet Zeit und Arbeitskraft, an Kunden oder Leads Werbebriefe zu versenden, bietet aber die Option der persönlichen Ansprache sowie eine hohe Eignung für die Kundenbindung. 

Studien haben ergeben, dass die Conversion Rate von postalischen Mailings bei durchschnittlich 3,9 Prozent liegt. Eine Studie von Optilyz zur Postwerbung im Bestandskundenmarketing zeigt einen ähnlichen Wert mit 3,7 Prozent.

In manchen Unternehmen wird die Ansicht vertreten, dass ein solches Brief Marketing immer zulässig ist, schließlich kann man die Post ja ganz einfach wegwerfen, oder? 

Ganz so einfach ist es leider nicht. 

Beachten Sie dies gemäß DSGVO Checkliste für Outbound Sales

Grundsätzlich gilt, dass die Adressdaten der potenziellen Leads ordnungsgemäß erhoben werden müssen. Anschließend muss eine Interessenabwägung erfolgen. Liegt eine Einwilligung des Dateninhabers vor, dass die Briefform oder ähnliches grundsätzlich erlaubt sind, ist letzteres natürlich nicht mehr notwendig. Der dafür geforderte Erwägungsgrund im DSGVO sieht vor, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zum Zweck der Direktwerbung auf ein berechtigtes Interesse stößt und somit gerechtfertigt werden kann.

Unterscheiden Sie zwischen Eigenadressen und Fremdadressen. Eigenadressen sind eigens von Ihrem Unternehmen erhoben worden und können für Eigenwerbung, aber auch für fremde Angebote – sogenannte „Freundschaftswerbung“ – genutzt werden. 

Auch hier gilt die bereits erwähnte Interessenabwägung, die jedoch alles andere als eindeutig ist. In vielen Fällen handelt es sich auch um öffentlich zugängliche Adressdaten, was der argumentativen Rechtfertigung zusätzlichen Spielraum bietet.

Häufig ist es der Fall, dass Daten durch Dritte erhoben werden. Damit sind externe Dienstleister – meist Agenturen … gemeint. Auch der Zukauf von Daten aus großen Datenpools ist möglich, oft über einen begrenzten Zeitraum. Ist eine solche Datenübertragung an Dritte der Fall, dann ist eine gesetzliche Erlaubnis notwendig. Der Dienstleister ist streng weisungsgebunden und soll ohne eigene Entscheidungskompetenz agieren.

Die Informationspflicht 

Abschließend gelten hier zusätzlich die besagten Informationspflichten zum Schutz des Betroffenen. Ähnlich wie beim E-Mail-Marketing müssen Sie über das Recht auf Auskunft, der Berichtigung, der Löschung und Einschränkung sowie das Widerspruchsrecht ordnungsgemäß aufklären. 

Zusätzlich dazu, müssen Sie als Werbetreibender explizit genannt werden. Informieren Sie darüber, dass das Widerspruchsrecht auch die Weitergabe der eigenen Daten umfasst und verhindert. Das kann über einen Mehrebenen-Ansatz erfolgen, bei dem auf der ersten Ebene nur die wichtigsten Informationen übersichtlich dargestellt werden. Anschließend können Sie auf eine Website verweisen, welche weitere, detailliertere Informationen enthält, um das Ganze übersichtlicher zu gestalten.

Was Sie dürfen und was Sie vermeiden sollten – kurz und kompakt

Nachfolgend die schnelle DSGVO Checkliste für Outbound Sales mit den wichtigsten Punkten in Bezug auf verschiedene Sales-Methoden. 

Was dürfen Sie? Was sollten Sie vermeiden?

Vertriebsweg	Do´s	Dont´s
E-Mail	Opt-In Verfahren	Automatisierte Datennutzung ohne Zustimmung
	Angabe Ihrer Identität	Anonyme Newsletter
	Angabe des Zecks der Datenverarbeitung	Unbekannter oder irreführender Zweck der Datenverarbeitung
	Freies Widerrufsrecht	Unmögliche oder uneinsichtige Möglichkeit, die Datennutzung zu verhindern
	Möglichkeit, sich aus dem Newsletter auszutragen
Social Media	Manuelles Nachforschen	Verarbeitung der Daten ohne Zustimmung
	Identifikation von Leads anhand ersichtlicher Daten	Datenverarbeitung in einer CRM-Software, beispielsweise rein anhand personenbezogener Daten
	„Zwei-Klick-Einwilligung“ von Homepage zu sozialem Netzwerk
Cold Calls	Anrufen, wenn der Anruf voraussichtlich mindestens positiv aufgenommen werden wird.	Spam oder unzumutbare Häufigkeit der Anrufe
	Branchenübliches Interesse an Anrufen abwägen und nutzen	Keine Aufklärung über Herkunft der personenbezogenen Daten etc.
	Informationsfreigabe über personenbezogene Daten sowie deren Erhebung	Keine ersichtlich begründete Annahme über das Interesse des potenziellen Leads
	Einhaltung der kurzen Frist der Informationsfreigabe	Keine ausdrückliche Einwilligung im B2C
Brief Marketing	Ordnungsgemäße Datenerhebung	Unseriöse Datenverarbeitung
	Interessenabwägung mit anschließendem Erwägungsgrund	Newsletter-Spam oder ähnliches
	Eigene Nutzung personenbezogener Daten sowie Freundschaftswerbung	Datenhandel mit Dritten ohne Einverständnis und Befugnis
	Nutzung von öffentlichen Adressen unter ehrlicher Interessenabwägung	Keine Angabe über Rechte des Betroffenen wie z.B. die Möglichkeit, das Newsletter abzubestellen
	Übermittlung an weisungsgebundene Dienstleister ohne Entscheidungskompetenz	Uneinsichtigkeit über Werbezweck oder Identität des Werbetreibenden
	Informationspflicht: Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung etc.
	Mehrebenen-Ansatz zu Informationszwecken

Fazit: Das können Sie aus dieser Checkliste für Outbound Sales mitnehmen 

Vieles hat sich geändert seit dem 25. Mai 2018. Die Datenschutz Grundverordnung hat sich stark in die altbekannten Vertriebswege eingeschlichen und diese verkompliziert. 

Dieser Artikel hat Ihnen die wichtigsten Punkte übersichtlich zusammengefasst, sodass Sie genau wissen, worauf Sie im Vertrieb und im Marketing acht geben müssen. 

Nur weil jetzt gilt, dass Sie nur unter Vorbehalt von berechtigtem Interesse agieren müssen, sollten Sie nicht vor Vertriebswegen zurückschrecken, sondern sich Wissen aneignen und dieses richtig nutzen. Das ist deutlich effektiver, als nach einem Zufallsprinzip den Leads nachzugehen.