Sales Automatisierung 2021: Prozesse, Strategien, Tools
Ob Anrufplanung, E-Mail verfassen oder das Klassifizieren von potenziellen Kunden: Administrative Aufgaben sind die größten Zeitfresser für Verkaufsteam im B2B-Verkaufsprozess. Die schnellste Lösung, um mit diesen Leerläufen aufzuräumen: die Sales Automatisierung.
In diesem Guide behandeln wir den B2B-Vertriebszyklus und stellen zeitsparende Softwares für jeden Schritt vor. Lesen Sie die Antworten auf die Frage, welche Abläufe in den Bereichen Kundenkontakt, Leadgenerierung Angebotserstellung, Nachverfolgung und Abschluss automatisiert werden können.
Was ist die Sales Automatisierung?
Die Sales Automatisierung eliminiert zeitaufwendige Routineaufgaben. Das ist möglich dank Software, künstlicher Intelligenz und weiteren digitalen Tools. Diese Prozess-Automatisierung ermöglicht es Vertriebsmitarbeitern, sich stattdessen auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.
Das Ziel der digitalen Tools ist es, Vertriebsmitarbeiter und Manager zu entlasten, indem Programme diverse Aufgaben verwalten und/oder übernehmen. Ihrem Unternehmen, dem Verkaufsteam und der Erfolgsrechnung kommt dies mehrfach zugute.
Zudem macht Verkaufsautomatisierungssoftware Ihren Verkaufsprozess solider, denn ein geschmierter Verkaufsprozess erleichtert es Lücken in Abläufen zu erkennen und diese zu schließen.
Wozu ist die B2B Vertrieb Automatisierung gut?
Der Hauptvorteil der Sales Automatisierung besteht darin, dass das Verkaufsteam effizienter arbeitet und Sie dank Ihren digitalen Assets:
- in derselben Arbeitszeit mehr Interesse generiert als vorher.
- die Möglichkeit hat, größere Rahmenverträge abzuschließen.
Dem zugrunde liegt der Ansatz, dass selbst top ausgebildetes Vertriebspersonal nicht dieselbe Hebelwirkung erzielen kann, wie es eine Sales Automatisierung tut.
Deren Kern ist Ihre aktuelle Webpräsenz: Webshops, Verkaufsportale, etc. Diese sind das Büro, das 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche geöffnet hat. Es liegt daher auf der Hand, aus diesen digitalen Assets eine Maschine zu machen, die für potenzielle Kunden attraktiv ist.
Vertrieb automatisieren: Die Phasen des Verkaufsprozesses
Das beste Programm der Welt nützt nichts, wenn das Grundgerüst Ihres Sales-Prozesses nicht solide aufgesetzt ist. Zur Verkaufsvorbereitung gehören daher Aufgaben wie Kundenprofile erstellen, die Bedarfsermittlung und die Angebotserstellung. Danach definieren wir sechs Phasen für den B2B-Verkaufszyklus.
- Traffic erhöhen
- Die Lead Generierung
- Den Lead ansprechen
- Kundenprofil prüfen und CRM-Import
- Vertrauen aufbauen – das Bearbeiten von Inbound Leads sowie Outbound Tätigkeiten
- Closing & Onboarding
Phase 1: Traffic erhöhen
Wenn Sie Ihren direkten Traffic steigern wollen, zeigen folgende Maßnahmen zügig Wirkung.
- URLs vereinfachen: Kurze URLs und ein einprägsamer Markenname erleichtern es Ihren Kunden, Ihre URL im Browser einzugeben.
- Schalten Sie Ads. Google Ads ist ein Online-Werbedienst für Unternehmen, die Anzeigen in den Google-Suchergebnissen und im Google Display Netzwerk schalten möchten. Achten Sie darauf, dass Sie intelligent mit bezahltem Traffic arbeiten.
Google Ads Dashboard Übersicht:
- Investieren Sie in Ihre Markenbekanntheit: Ihre Kundschaft muss über Ihre Marke Bescheid wissen. Zu Online-Marketing-Taktiken gehören Display-Anzeigen auf Facebook, Google und YouTube. Diese können dazu beitragen, die Markenbekanntheit zu steigern und mehr direkten Traffic zu erzielen.
Zudem können B2B Unternehmer Tools nutzen, die Ihren Online Traffic erhöhen. Das sind Programme, die SEA- und/oder SEO-Kampagnen managen.
Andreas Knipp von der Knipp Financial Services GmbH & Co KG (unsere B2B Beispielfirma) nutzt für diesen Schritt OMP Tools. Dabei handelt es sich um ein System, dass ihm sowohl bei der Erstellung als auch beim Management und der Optimierung der Google Ads und Microsoft Advertising Kampagnen hilft.
Die automatische Erstellung von Kampagnen ermöglicht die Generierung von 5.000 – 50.000 Keywords und daraus 1.000 – 6.000 Anzeigentexte für Kampagnen, welche in 300 – 1.500 Anzeigengruppen gegliedert werden können.
Wie geht’s konkret?
Die Website für mehr Such-Traffic optimieren
Grundlage für erfolgreiche Kampagnen ist die Optimierung Ihrer Website. In diesem Bereich kommen Sie um SEO nicht herum. Die Bedeutung der Suchmaschinenoptimierung ist nach wie vor ungebrochen – weshalb es eine riesige Auswahl an SEO-Tools gibt.
Welche SEO-Tools gibt es?
- Google Search Console
- Ahrefs
- SEMRush
- Linkresearchtools
- OpenLinkProfiler
- Ryte
- Searchmetrics
Ein Muss für alle Webmaster ist die Google Search Console. Der Suchmaschinen-Riese stellt kostenlose, sehr nützliche Tools zur Verfügung, die B2B-Unternehmen bei der Suchmaschinenoptimierung unterstützen.
Andreas Knipp greift in dieser Phase auf PageSpeed Insights zurück. Das Programm unterbreiten ihm Vorschläge für eine bessere Seitenladezeit. Noch mehr Informationen bekommt er mit Google Analytics. Das Tool visualisiert, wie sich Nutzer auf der Webseite von Knipp verhalten. Die Analyse zeigt, wenn es Probleme beim Crawlen der Webseite gibt oder was Sie mobil optimieren könnten. Drittens erhalten Sie Auskunft darüber, mittels welchen Keywords die Besucher auf Ihre Webseite gelangen. Sie können sich kostenlos für den Service registrieren.
Google Search Console Dashboard:
Phase 2: Die Lead Generierung
Nachdem Sie Ihre Webseite optimiert haben, bauen Sie eine Verbindung nach außen auf und stellen so den Kontakt zum Kunden her. Zu den Tools, die Sie in dieser Phase nutzen können, gehören Programme für Inbound Marketing, etwa Hubspot oder Benchmark One.
Knipp hat auf seiner Webseite einen Chatbot installiert, der Kundenanfragen automatisch bearbeitet und seine Kundschaft über die Webseitenbereiche und den Login-Bereich aufklärt.
Intercom bietet eine All-in-One Lösung für die Kundenkommunikation.
Wenn Sie eine Outbound-Strategie verfolgen, ist eine Lead Generierungs-Software wie LeadRebel das Richtige für Sie. Deren Basis ist die Verfolgung von Website-Aktivitäten. Wir haben die Verfolgung von Website-Aktivitäten als Teil der Standardlösung integriert.
Das hilft Ihnen beispielsweise dabei, die Firmen automatisch zu erkennen und Leads zu organisieren. Erhalten Sie Einblicke, welche Unternehmen Ihre Webseite besucht haben und nach welchen spezifischen Seiten der potenzielle Kunde gesucht hat. Sie haben die Möglichkeit, sich eine Videoaufzeichnung des Besucherverhaltens anzusehen und darauf zu reagieren: allgemein mit einer Call-to-Action Box oder dem Hinzufügen eines Widgets zur Optimierung der Webseite. Die automatische Lead Qualifikation ermöglicht es, den Kunden spezifisch anzusprechen. Aufgrund seines Surfverhaltens maßschneidern Sie die Kontaktaufnahme.
Darüber hinaus gibt es zahlreiche Integrationen, die Ihre täglichen Arbeiten vereinfachen. Erhalten Sie einen vollständigen Überblick über alle Online-Kontaktpunkte mit LeadRebel:
Phase 3: Den Lead ansprechen
Nach der Lead Qualifikation müssen Sie entscheiden, wie Sie den potenziellen Kunden ansprechen wollen. Manuelle Arbeit ist nicht mehr nötig, auch die Kontaktaufnahme lässt sich automatisieren.
Andreas Knipp hat sich für Benchmark one (Hatchbuck) entschieden. Diese Sales- und Marketing-Software vereint die Bereiche E-Mail-Marketing, CRM und Marketing Automation in einer Plattform. Sie ist für KMU aus den verschiedensten Branchen geeignet und hilft diesen, ihr Marketing und Sales voranzutreiben.
Weitere Tools, die in dieser Phase hilfreich sind:
E-Mail-Vorlagen im CRM: Wenn Sie zu vielen potenziellen Kunden Kontakt aufnehmen wollen, ist es hilfreich, einige Standard-E-Mail-Vorlagen im CRM anzulegen. Diese lassen sich ideal mit der Marketingautomatisierungssoftware verbinden.
Mit dieser Lösung sparen Sie in diesem Schritt Zeit. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Leadpflege nicht vernachlässigt wird. Zudem gibt die Software Ihnen Informationen darüber, ob der Interessent die E-Mail tatsächlich geöffnet hat und auf welche Links er geklickt hat.
Knipp hat in Benchmark one E-Mail-Templates angelegt, die in vier Sequenzen an den Lead gesendet werden. Erst heißt er den Kunden willkommen und bietet eine Übersicht, wie seine Services ihm Steuern sparen werden. Im zweiten E-Mail offeriert er Zugang zu einem Webinar, für welches sich der Kunde registrieren kann. Die dritte E-Mail offeriert eine Testversion für eine Steuersoftware, die Knipp vertreibt. Im vierten E-Mail unterbreitet er dem Kunden ein attraktives Angebot.
Das Tool hat er zudem mit dem Newsletterversand verbunden, so dass der Lead auf dem Laufenden bleibt, falls er dies wünscht.
Knipp hat sich dafür entschieden, Kunden auch offline anzugehen. Dafür arbeitet er mit einer Partneragentur – in diesem Fall Telemail – zusammen, die als Teil ihrer Direktmarketing-Strategie physische Briefe verschickt und das Cold Calling, die telefonische Kaltaquise übernimmt.
LinkedIn als mögliche Vertriebsmaschine
Für B2B-Marketers ist LinkedIn eine Goldgrube. Ebenso ermöglichen Inmail- und Nachrichtenanzeigen die smarte Kontaktaufnahme: Wenn Sie Sales Navigator nutzen, bekommen Sie zusätzliche Informationen angezeigt und können sich auch direkt an Leute wenden, die nicht in Ihrer Kontaktliste sind. Eine weitere tolle Möglichkeit, Ihre Zielgruppe anzusprechen, ist der Einsatz von LinkedIn Message Ads:
Wenn Sie LinkedIn oder Salesforce nutzen, bekommen Sie möglicherweise nicht alle gewünschten E-Mail-Adressen oder Telefonnummern angezeigt. Falls das oft der Fall ist, ist Lusha ein nützliches Plug-in für Sie. Es ist mit einer großen Datenbank an persönlichen E-Mail-Adressen und Telefonnummern verbunden. Innerhalb von LinkedIn zeigt es Kontaktinformationen automatisch an.
Phase 4: Kundenprofil prüfen und CRM-Import
Wenn der Lead „warm“ ist, geht es darum, die weitere Kontaktpflege zu automatisieren. Ein solides CRM-System unterstützt Sie in Phase vier. Ein solches CRM-Tool ist ein wichtiger Bestandteil der Vertriebsautomatisierung. Stellen Sie es sich als Mittelstück eines Rads vor: die Radmitte stützt die Speichen und sorgt für nahtloses Drehen. Viele der täglich anfallenden Aufgaben bringen den Betriebsablauf ins Stocken, weil die Erledigung zu lange dauert. Ein CRM-System vermeidet dies.
Knipps CRM-System erfüllt folgende Aufgaben:
- Kontaktdaten und -informationen speichern
- Das Protokollieren von (potenziellen) Aktivitäten
- die Art der Kontaktaufnahme anzeigen
Zudem speist es Daten in die anderen Tools und Softwares ein, welche Sie für die Sales Automatisierung nutzen wollen.
In Bezug auf die Lead Qualifikation hilft Knipps CRM ihm dabei, richtig mit dem qualifizierten Lead zu kommunizieren. Sie können den Lead aufgrund der aktuellen Daten, die er Ihnen mitgeteilt hat, bewerten.
Daten, die in die Bewertung einfließen, sind etwa die Position des Leads im Unternehmen, dessen Aufgabenbereich, die Unternehmensgröße oder die geografische Ausrichtung der Firma.
Wenn Sie implizit bewerten, analysieren Sie die Anzahl der Webseitenbesuche, prüfen die Downloads der Person oder sehen sich an, wie viele E-Mails sie geöffnet hat. Je häufiger der Besucher eine Handlung durchführt, desto größer ist Ihre Chance, ihn zum Kunden zu machen.
Zur Nutzung der Daten kommen neben Benchmark one auch weitere CRM-Systeme wie Dynamics CRM, SAP, oder Salesforce infrage. Die gespeicherten Informationen lassen sich filtern, analysieren und richtig aufbereitet für Marketing-Kampagnen einsetzen.
Phase 5: Vertrauen aufbauen – das Bearbeiten von Inbound Leads sowie Outbound Tätigkeiten
Pflege und Pipeline-Management: Vertriebsprofis müssen sicherstellen, dass sie ihre Leads in der Pipeline auch pflegen. Im Durchschnitt beträgt der B2B-Verkaufszyklus 6 bis 9 Monate. Das ist viel Zeit, in der ein Lead „vergessen“ werden kann. Falls das passiert, fallen offensichtliche Kosten für das Unternehmen an, da Zeit und Mühe aufgewendet wurden, um den Lead zu umgarnen.
Die wahren Kosten dieser langen-Zyklen sind nicht die offensichtlichen, sondern die falsch zugewiesenen Ressourcen, ungenaue Umsatzprognosen und verpasste Verkaufschancen.
Korrektes Lead-Management vermeidet diese Leerläufe. Mit CRM verknüpfte Marketingautomatisierungssoftware automatisiert den Kontaktablauf. Das stellt sicher, dass Sie in der Customer Journey stets den Überblick behalten und der Kunde im richtigen Moment an Sie denkt.
Knipp nutzt dafür Marketo. Es kann in alle wichtigen CRMs wie MS Dynamics, Salesforce, Infor und SugarCRM integriert werden.
Auch Salesforce.com ist eine bekannte All-in-one-Lösung.
Phase 6: Closing & Onboarding
Der Abschluss des Geschäfts rückt nun immer näher. Auch in der letzten Phase des Verkaufszyklus gibt es Programme, die den Vertrieb automatisieren und Ihnen während der Lead-Transformation dienen.
Nach wie vor senden viele Vertriebsprofis Offerten oder Angebote manuell im PDF-Format. Professioneller und einfacher ist geht das mit einer Angebotssoftware, die elektronische Signaturen unterstützt.
Eine solche Software bietet zahlreiche Vorteile:
- Stellen Sie komplexe Offerten zusammen, indem Sie Vorlagen per Drag-and-drop verwenden.
- Integrieren Sie das Programm ins CRM, sodass Sie keine Daten von einem System in das andere kopieren müssen.
- Das Programm beobachtet den Abschlussprozentsatz in Ihrer Sales-Pipeline.
- Sie erhalten Einblicke, wann ein Interessent einen Vorschlag öffnet und welche Abschnitte wie lange geprüft wurden.
- Kunden können einen Deal jederzeit rund um die Uhr abzeichnen und in Echtzeit Fragen stellen.
Diese Softwares gehören zu den größten Zeitsparern überhaupt. Zu den Softwarelösungen in diesem Bereich gehören Docusign und Pandadoc.
Vertrieb Automatisierung – Fazit
Mit geringerer Workforce innerhalb von weniger Arbeitsstunden mehr erledigen – dank technologischen Innovationen ist dies möglich. Alle der vorgestellten Automatisierungs-Softwares verringern die Arbeitsbelastung für Sie und Ihre Mitarbeiter, sodass Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrierenkönnen.
Sie haben gelesen, wie unsere Besipielfirma sämtliche Schritte des B2B-Verkaufszyklus automatisiert hat. Nun haben Sie einige Tools an der Hand, die Ihnen das Geschäftsleben innerhalb von kürzester Zeit erleichtern.
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